OGGETTO E SCOPO DELLA PRESENTE PROCEDURA

Il presente documento intende disciplinare tutti i casi in cui persone fisiche aventi un rapporto di lavoro o di collaborazione con l’Istituto segnalino condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo o del Codice Etico dell’Istituto o delle disposizioni normative che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'Istituto stesso, di cui siano venute a conoscenza nel contesto lavorativo privato (cd. segnalazioni di Whistleblowing).

Il presente regolamento di gestione delle segnalazioni di Whistleblowing si prefigge lo scopo di disciplinare il processo di effettuazione delle segnalazioni da parte dei dipendenti e collaboratori, tutelare la riservatezza dei segnalanti e assicurare la loro protezione da eventuali ritorsioni.

 

SOGGETTI CHE POSSONO EFFETTURE LE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING

Sono legittimati a effettuare le segnalazioni di Whistleblowing i seguenti soggetti:

• i lavoratori subordinati dell’Istituto, inclusi quelli con rapporto di lavoro a tempo parziale, intermittente o determinato, i somministrati, gli apprendisti, i lavoratori accessori e i prestatori di lavoro occasionale;
• i lavoratori autonomi dell’Istituto;
• i collaboratori, i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso l’Istituto, ovvero che operano su mandato o per conto dello stesso;
• i volontari e i tirocinanti dell’Istituto;
• le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto, per conto dell’Istituto.  

In particolare, la segnalazione può essere effettuata quando:

• il rapporto giuridico è in corso, ancorché il segnalante si trovi nel cd. “periodo di prova”;
• il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in fase precontrattuale;
• il rapporto giuridico si è sciolto, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso.

Non sono legittimati a effettuare segnalazioni di Whistleblowing i soggetti non rientranti nelle categorie tassativamente indicate in precedenza, compresi i pazienti dell’Istituto, a cui sono riservati canali specifici e dedicati.

 

CONTENUTO DELLE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING

Possono essere oggetto di segnalazioni di Whistleblowing gli illeciti intesi quali comportamenti, atti o omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Istituto, e che consistono in:

• Violazioni delle disposizioni di cui al D.lgs. n. 231/2001 o violazioni del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo (MOG) o del Codice Etico (CE) adottati dall’Istituto.
• Violazioni di disposizioni normative:

• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o atti nazionali indicati nell’allegato al D.lgs. n. 24/2023 o atti nazionali di attuazione degli atti dell’Unione Europea relativi a specifici settori (es. appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti, salute pubblica, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi);
• atti o omissioni riguardanti il mercato interno che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali (es. violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, di imposta sulle società e i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società);
• atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, come individuati nei regolamenti, direttive, decisioni, raccomandazioni, pareri dell’UE (es. frodi, corruzione o qualsiasi altra attività illegali connessa alle spese dell’Unione);
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori di cui ai punti precedenti.

• Informazioni sulle violazioni:

• le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse, nonché tutte quelle condotte volte ad occultare le suddette violazioni (es. occultamento o distruzione di prove circa la commissione di una violazione).  

 

SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING NON AMMESSE

Non possono costituire oggetto di segnalazione di Whistleblowing e, se pervenute, sono rigettate:

• le segnalazioni provenienti da soggetti non inclusi fra quelli indicati al punto 3;
• le segnalazioni riguardanti tematiche non incluse fra quelle indicate al punto 4;
• le segnalazioni generiche e non circostanziate;
• le informazioni riguardanti notizie palesemente prive di fondamento;
• le notizie già di dominio pubblico;
• le informazioni acquisite solo sulla base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili;
• le rivendicazioni legate a interessi personali del segnalante (es. vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali), che l’Istituto invita a risolvere tramite il dialogo con il Responsabile diretto o con la Direzione Risorse Umane Formazione e Organizzazione.

 

SEGNALAZIONI ANONIME

Le segnalazioni da cui non è possibile ricavare l’identità del segnalante (cd. segnalazioni anonime) sono trattate secondo i medesimi criteri delle segnalazioni ordinarie.

Qualora l’identità venga successivamente rilevata, sono garantite al segnalante le medesime tutele riservate a colui che si identifica già all’atto della segnalazione.

 

MODALITA' DI EFFETTUAZIONE DELLE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING

Le segnalazioni di Whistleblowing devono essere inoltrate all’attenzione dell’Organismo di Vigilanza (OdV) dell’Istituto e possono essere effettuate ricorrendo a uno dei seguenti canali:

• canale per la segnalazione interna in forma scritta, tramite piattaforma telematica;
• canale per la segnalazione interna in forma scritta, tramite posta ordinaria;
• canale per la segnalazione interna in forma orale;
• canali di segnalazione alternativi.

1. Segnalazione interna in forma scritta, tramite piattaforma telematica

L’Istituto è dotato di una piattaforma telematica crittografata, accessibile dal sito istituzionale www.auxologico.it (sezione Amministrazione Trasparente), tramite cui è possibile inviare una segnalazione con le seguenti modalità alternative:

• Utente registrato: il segnalante effettua la registrazione, indicando username, password e indirizzo e-mail. Dopodiché il segnalante registrato è guidato nella compilazione di un questionario, costituito da domande aperte e/o chiuse, che gli permettono di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (soggetti coinvolti, fatti, contesto temporale, ecc.). La registrazione consente al segnalante di accedere in futuro alla propria segnalazione, monitorarne lo stato di avanzamento, inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione, rispondere a eventuali domande di approfondimento. Il portale permette anche di instaurare un colloquio virtuale con l’Organismo di Vigilanza dell’Istituto.
• Utente non registrato: il segnalante, senza effettuare la registrazione, è guidato nella compilazione di un questionario, costituito da domande aperte e/o chiuse, che gli permettono di fornire gli elementi caratterizzanti la segnalazione (soggetti coinvolti, fatti, contesto temporale, ecc.). Il sistema rilascia un codice segnalazione e una password, che il segnalante deve custodire con cura per accedere in futuro alla propria segnalazione, monitorarne lo stato di avanzamento, inserire ulteriori elementi per circostanziare la segnalazione, rispondere a eventuali domande di approfondimento. Il portale permette anche in questo caso di instaurare un colloquio virtuale con l’Organismo di Vigilanza dell’Istituto.

2. Segnalazione interna in forma scritta, tramite posta ordinaria

La segnalazione deve essere effettuata in busta chiusa, recante all’esterno la dicitura “riservata/personale” e indirizzata alla Fondazione “Istituto Auxologico Italiano” Via L. Ariosto n. 13 - 20145 Milano, presso la casella di posta dell’Organismo di Vigilanza sita presso l’Ospedale Auxologico San Luca di Piazzale Brescia n. 20.

3. Segnalazione interna in forma orale

La segnalazione orale va effettuata tramite il sistema di messaggistica vocale presente nella piattaforma telematica, accessibile dal sito istituzionale www.auxologico.it (sezione Amministrazione Trasparente). La piattaforma registra la voce del segnalante, modulandola per renderla irriconoscibile al momento dell’ascolto. Previo consenso del segnalante, la segnalazione è documentata mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto, oppure mediante trascrizione. La segnalazione deve essere effettuata descrivendo in modo chiaro il fatto in questione, indicando ogni elemento a supporto di quanto segnalato.

Nello specifico, la segnalazione interna, a prescindere dal canale utilizzato per effettuarla, deve contenere i seguenti elementi:

• caratteristiche del segnalante (es. dipendente, collaboratore, tirocinante, ecc.);
• tipologia di illecito;
• data e luogo in cui si è verificato il fatto oggetto di segnalazione;
• completa ed esaustiva descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, e di ogni altra informazione utile a fornire un supporto a quanto segnalato;
• generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto o i soggetti che hanno commesso il comportamento segnalato (se conosciute);
• indicazione degli altri soggetti che potrebbero riferire sui fatti oggetto di segnalazione (se esistenti);
• indicazione dei documenti probatori del fatto segnalato (se esistenti).

4. Canali di segnalazione alternativi

Al ricorrere delle specifiche condizioni previste dalla normativa, è possibile utilizzare altri canali e/o modalità di segnalazione, quali la segnalazione esterna all’ANAC, la divulgazione pubblica (tramite stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone) e la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del segnalante. Per poter beneficiare delle tutele previste dalla legge, il segnalante deve utilizzare il canale interno e solo al ricorrere di determinate circostanze può rivolgersi dapprima al canale esterno e quindi agli ulteriori canali previsti.

 

GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI WHISTLEBLOWING

Alla ricezione della segnalazione, l’OdV svolge le seguenti attività:

• rilascia al segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione, entro 7 giorni dalla ricezione;
• valuta l’ammissibilità della segnalazione, con riguardo sia ai contenuti che ai soggetti segnalanti;
• mantiene le interlocuzioni con il segnalante richiedendo, se necessario, le opportune precisazioni;
• svolge le attività istruttorie, anche avvalendosi del supporto di funzioni dell’Istituto o di consulenti esterni, per approfondire il merito della segnalazione;
• fornisce al segnalante un riscontro, entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento;
• annota le segnalazioni pervenute su un registro contenente le necessarie informazioni identificative (es. data di ricezione, oggetto della segnalazione, ammissibilità della segnalazione e relativa motivazione, stato dell’attività);
• archivia la documentazione.

Le segnalazioni ricevute dall’OdV sono trattate in maniera riservata. L’identità del segnalante e ogni altra informazione da cui tale identità possa evincersi, direttamente o indirettamente, non sono in alcun modo rivelate senza il consenso espresso del segnalante stesso, fatte salve le persone competenti a ricevere o a dare seguito alla segnalazione.

Le segnalazioni, anche se rigettate, e la relativa documentazione sono conservate, nel rispetto degli obblighi di riservatezza, per il tempo necessario al trattamento della segnalazione stessa, e comunque non oltre 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito della procedura.

 

RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dall’Istituto, in qualità di Titolare del trattamento, e dai membri dell’OdV dell’Istituto stesso, in qualità di soggetti autorizzati al trattamento ai sensi del Reg. UE 2016/679 (GDPR).

Il trattamento dei dati avviene secondo le seguenti modalità:

• informando preventivamente gli interessati, ai sensi dell’art. 13 del predetto Regolamento europeo;
• adottando misure di sicurezza idonee a preservare i dati da accessi o utilizzi non autorizzati o illeciti, escludendo quelli non idonei alle finalità di gestione delle segnalazioni di cui al presente regolamento. Tali misure sono state adottate sulla base di una valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR;
• nominando i fornitori che partecipano al processo di segnalazione dei responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento europeo;
• aggiornando il registro delle attività di trattamento di cui all’art. 30 del GDPR;
• garantendo l’assoluta riservatezza degli interessati, senza fornire indicazioni che possano far risalire all’identità del segnalante e, in ogni caso, garantendo anche la riservatezza nella istruzione della segnalazione stessa. L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante. In particolare, nell'ambito del procedimento disciplinare, l'identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione. Qualora la contestazione sia fondata e la conoscenza dell'identità del segnalante sia invece indispensabile per la difesa dell'incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante alla rivelazione della propria identità. In tale ultima ipotesi, è dato avviso al segnalante con una comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati. La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione, fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore del segnalante. La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato.

 

PROTEZIONE DA COMPORTAMENTI RITORSIVI

L’Istituto vieta le ritorsioni, da intendere come qualsiasi comportamento, atto o omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e che provoca o può provocare un danno ingiustificato, in via diretta o indiretta, al segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia. Rappresentano atti ritorsivi a titolo esemplificativo: il licenziamento, la sospensione, la retrocessione di grado o la mancata promozione, il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro, il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine, la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi o l'annullamento di una licenza o di un permesso. 

La protezione dai comportamenti ritorsivi si applica anche nei confronti di: 

• facilitatori, ovvero colleghi di lavoro del segnalante, che lo assistono nel processo di segnalazione e la cui assistenza dev’essere mantenuta riservata;
• persone operanti nel medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate al segnalante da uno stabile legame affettivo o da parentela entro il quarto grado;
• enti di proprietà del segnalante o per i quali il segnalante lavora.

 

REGIME SANZIONATORIO E PERDITA DELLE TUTELE

A seconda della tipologia di rapporto instaurato con l’Istituto, nei confronti di chi ha commesso un illecito o una violazione del Modello Organizzativo e/o del Codice Etico saranno adottate le sanzioni previste dal Contratto Collettivo Nazionale ARIS per il personale non medico, dal Contratto Collettivo di Lavoro Aziendale per il personale medico e dallo specifico contratto stipulato per quanto riguarda i liberi professionisti/collaboratori.

Le tutele nei confronti del segnalante non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave: in tali casi alla persona segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

 

NORMATIVA E DOCUMENTAZIONE INTERNA DI RIFERIMENTO

- D.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023

- Direttiva UE n. 2019/1937

- Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231 e s.m.i.

- Modello di Organizzazione Gestione e Controllo dell’Istituto Auxologico Italiano

- Codice Etico dell’Istituto Auxologico Italiano