INFORMATIVA REGISTRAZIONE ALLA PIATTAFORMA WHISTLEBLOWING
La presente Informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 - noto anche come GDPR, con riguardo al trattamento dei dati personali effettuato attraverso la registrazione alla piattaforma telematica di segnalazioni Whistleblowing fornita da Digital PA S.r.l.
Titolare del trattamento e responsabile della protezione dati (DPO)
Il Titolare” del trattamento è l'Istituto Auxologico Italiano, con sede legale in via L. Ariosto, n° 13, Milano (Italia). Istituto Auxologico Italiano ha nominato un Responsabile della protezione Dati nella persona del Dott. Valerio Gatti, contattabile al seguente indirizzo e-mail: dpo@auxologico.it
Categorie di dati trattati e finalità del trattamento
I dati personali che Le vengono richiesti per registrarsi alla piattaforma sono dati personali anagrafici (nome e cognome) e dati di contatto (indirizzo e-mail). Tali dati saranno trattati al fine di gestire le segnalazioni, e quindi unicamente per finalità connesse alla procedura di whistleblowing.
In particolare, il Suo indirizzo e-mail sarà utilizzato per l’invio di comunicazioni inerenti alla segnalazione da Lei eventualmente effettuata. Le ricordiamo che il contenuto della segnalazione non sarà visibile nell’e-mail che riceve, ma solo ed esclusivamente nella Sua area personale della piattaforma.
La gestione della segnalazione può, poi, comportare il trattamento di dati ulteriori, inerenti alla segnalazione medesima. Istituto Auxologico Italiano tratterà questi dati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali alla verifica dell'autenticità delle segnalazioni di eventuali irregolarità ovvero al fine di adempiere a specifici obblighi di legge connessi agli scopi della segnalazione.
Base giuridica del trattamento
La base giuridica del trattamento per la registrazione a questa piattaforma è il Suo consenso. La informiamo, rinviando alla privacy policy consultabile nella relativa sezione, che il trattamento dei Suoi dati per la gestione della segnalazione da Lei eventualmente effettuata trova la propria base giuridica nell’art. 6 par. 1 lett. c del Regolamento (adempimento di un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento). Trattasi in particolare degli obblighi connessi al d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”, che attua la Direttiva (UE) 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
Modalità di trattamento
Il trattamento dei Suoi dati sarà effettuato con strumenti informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità sopra indicate e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. Si ricorda che i Suoi dati personali forniti nel form di registrazione (nominativo e indirizzo email) sono separati dalle Sue eventuali segnalazioni e che l’associazione della Sua identità con la segnalazione può essere effettuata esclusivamente dal “Responsabile” preposto alla gestione delle segnalazioni (RPCT, OdV, etc.).
Categorie di destinatari
Salvo l’espletamento di obblighi derivanti dalla legge, i dati personali da Lei forniti non avranno alcun ambito di comunicazione e diffusione.
Destinatario dei dati personali è l’Organismo di Vigilanza di Istituto Auxologico Italiano che, in conformità a quanto previsto dalla vigente normativa in materia e dalla procedura di gestione delle segnalazioni (whistleblowing) è tenuto a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante. Nella fase di accertamento della fondatezza della segnalazione, i dati personali potranno essere inoltrati ad altre strutture e/o funzioni dell’Istituto Auxologico Italiano, che dovranno anch’essi rispettare i richiamati doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza dell’identità del segnalante.
Il fornitore della piattaforma – Digital PA S.r.l. –, il quale è stato nominato responsabile del trattamento ex art. 28 del GDPR, può venire a conoscenza di alcuni Suoi dati, seppure in forma cifrata, nel corso di interventi di manutenzione e assistenza.
Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi, ricompresi nelle seguenti categorie: a) Consulenti (Studi Legali, ecc.); b) Istituzioni e/o Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Organi di Polizia.
Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno cancellati trascorsi 5 anni dal procedimento svolto dall’Organismo di Vigilanza a seguito della segnalazione, fatti salvi gli eventuali termini di conservazione previsti da norme di legge o regolamenti. Ove necessario, i dati potranno essere ulteriormente trattenuti per ulteriore trattamento necessario nel caso in cui sia richiesto quale conseguenza dell’avvio di procedimenti giudiziali/amministrativi/ disciplinari; in tali casi potranno essere conservati fino alla conclusione definitiva del procedimento giudiziario e/o disciplinare.
Diritti degli interessati
L’interessato ha il diritto di conoscere quali sono i dati che Lo riguardano (in qualità di segnalante, segnalato, testimone ecc.) in possesso di Istituto Auxologico Italiano per il processo di segnalazione whistleblowing, nonché le modalità del loro utilizzo e di ottenere, quando ne ricorrano i presupposti, la cancellazione, nonché l'aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l'integrazione dei dati.
I diritti dell’interessato (in specie, il segnalato) potranno essere limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies, primo comma lett. f) del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. ed in conformità all’art. 23 del Regolamento UE 2016/679, qualora dall’esercizio dei diritti sopra indicati possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità del segnalante.
La valutazione sulla necessità della limitazione dei diritti dell’interessato è rimessa al Titolare del trattamento che si avvale delle funzioni competenti in materia. In tale ipotesi il Titolare dovrà fornire comunicazione motivata e senza ritardo all'interessato del rigetto/ritardo/limitazione/esclusione della richiesta di esercizio dei diritti sopra indicati, fermo quanto stabilito dall’art. 2-undecies comma 3 del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i.
Nell’ipotesi in cui venga concesso l’accesso alle informazioni personali di un interessato, le informazioni personali di terzi come segnalanti, segnalati o testimoni saranno rimosse dai documenti, tranne in circostanze eccezionali.
Per l’esercizio di tali diritti Lei potrà rivolgersi al Titolare, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica del Responsabile della Protezione dei dati sopra indicato, oppure mezzo posta ordinaria indirizzata a Istituto Auxologico Italiano – Direzione Generale – via L. Ariosto n. 13, oppure mezzo fax al n. 02619112204.
